Resumo do conteúdo a ser apresentado na palestra PLC Plano de Liderança de Clube / Nova Estrutura aprovada pelo RI na plenária da Conferência do Distrito 4540 – 2 a 5 de junho de 2005 em Águas de Lindóia pelo companheiro Roberto Massaru Watanabe do Rotary Club de São Paulo – Tatuapé – Distrito 4430.

1 – Necessidade de um Novo Rotary

Na década de 80, frente à grande evasão de sócios, o Rotary International contratou uma empresa de consultoria para diagnosticar as causas de tamanha perda.

Constatou-se inúmeros problemas na estrutura da organização e foi, então, desenvolvida uma nova Estrutura para os clubes.

Em 1º de julho de 1993, 12 distritos rotários iniciaram um experimento para reorganizar o seu sistema operacional. O plano piloto de três anos, autorizado pelo CD do RI, visava desenvolver uma nova liderança e conter o custos administrativos distritais.

Os distritos que participaram do piloto foram os seguintes:

1. 2200 - Espanha
2. 3810 - Filipinas
3. 5170 - Califórnia - EUA
4. 5330 - Califórnia - EUA
5. 6050 - Missouri - EUA
6. 6860 - Alabama - EUA
7. 6910 - Geórgia - EUA
8. 7020 - Bahamas, Ihas Cayman, Haiti e outros ..
9. 7570 - Tenesse e Virgínia - EUA
10. 7600 - Virgínia - EUA
11. 7850 - Quebec - CANADÁ, New Hampshire e Vermount - EUA
12. 9600 - Austrália, Papua Nova Guiné e Ilhas Salomão.

Em 1997 foi elaborado um plano diretor de 10 anos para a implantação da nova estrutura e foi dado início no dia 1º de julho de 1997 sob a presidência do companheiro Luiz Vicente Giay.

Dentre muitas novidades, o plano, conhecido como PLD - Plano de Liderança Distrital, cria o cargo de Governador Assistente e as atribuições administrativas do Governador de Distrito são transferidas para eles, ficando, o Governador somente com as atribuições políticas do cargo.

Outra novidade é a criação do cargo de Instrutor Distrital Assistente, figura de professor treinado para lecionar matérias sobre o Rotary.

Cada distrito deve elaborar o seu próprio PLD, um PLANO ESTRATÉGICO que inclui esses e outros itens, o qual deverá ser sancionado pelo maioria das lideranças e clubes do distrito antes de ser submetido ao secretário geral do RI, para revisão e aprovação.

Veja a carta que o Presidente Luis Vicente Giay enviou em agosto de 1996 aos Governadores Eleitos 1997-98:

Prezado Governador Indicado:

A construção do futuro requer planejamento. Durante os últimos três anos, o Rotary International esteve planejando para um grande projeto, cujo objetivo era permitir que os distrito operassem mais eficazmente. O resultado desse esforço é o Plano de Liderança Distrital, o qual foi examinado e aprovado pelo Conselho Diretor de RI, em sua reunião de fevereiro deste ano. Entre outras medidas, o plano envolve a redistribuição do trabalho administrativo associado aos clubes, de modo que os governadores possam devotar mais tempo para motivar rotarianos a participar das atividades de clube e distrito. O plano requer a nomeação de "governadores adjuntos", facilitando o atendimento às necessidades dos clubes d dando maior flexibilidade para o governador realizar as visitas oficiais.

O CD de RI decidiu que os detalhes do plano serão compartilhados com todos os distritos a partir de 1996-97. Isso significa que você é um dos primeiros rotarianos a receber informações sobre como adaptar e implementar o plano no seu distrito. Segue anexouum exemplar da nova publicação rotária "Plano de Liderança Distrital" (PD3-245), que explica o seu funcionamento e como poderá beneficiar líderes distritais e de clube. Eu o incentivo a discutir o conteúdo dessa publicação com o supervisor de serviços aos clubes e com outros líderes distritais. Exemplares adicionais podem ser obtidos gratuitamente junto ao balcão de pedidos do RI (847-866-3149)

O Plano de Liderança Distrital permitirá que o Rotary continue a florescer no próximo século. Temos o privilégio de sermos os primeiros a nos beneficiarmos dessa nova oportunidade. Pense em todas as maneiras através das quais o plano poderá fortalecer a estrutura do seu distrito, para que juntos possamos Construir o Futuro com Ação e Visão.

Cordialmente

Luiz Vicente Giay
Presidente

2 - PLD entra para o Manual de Procedimento

A primeira aparição do Plano no Manual de Procedimento do Rotary acontece na versão 1998:

Na página 33 é feita uma apresentação da história do PLD conforme já vimos acima.

Depois, com um alerta de que a sua utilização não é obrigatória, relaciona as principais questões que devem ser tratadas pelo PLD. Esclarece também que o termo Governador Assistente empregado pelo CD do RI não é de adoção obrigatória.

Relaciona também o papel dos Governadores Assistentes.

Estabelece o Ciclo de treinamento de liderança rotária: O CD do RI recomenda as seguinte seqüência para treinamento da liderança rotária:

1. Treinamento zonal dos governadores eleitos (por líderes de treinamento indicados pelo Presidente do RI) em conjunção com os institutos Rotary;
2. Assembléia Internacional;
3. Treinamento dos Governadores Assistentes;
4. Seminário de Treinamento para Presidentes Eleitos;
5. Assembléia Distrital.

A segunda aparição do Plano no Manual de Procedimento acontece na versão 2001:

Aquilo que vinha sendo colocado como opcional adquire atribuições mais rigorosas. "Todos os distritos têm até 30 de junho de 2002 para desenvolver e adotar um Plano de Liderança Distrital".

O Plano deve ser aprovado por no mínimo 2/3 dos clubes do distrito no PETS ou na Assembléia Distrital. Uma cópia aprovada deve ser encaminhada ao Secretário Geral como confirmação de sua adoção pelos clubes do distrito.

A questão do nome do assistente é assim colocada: Todos os distritos devem usar o título "Governador Assistente" ao referirem-se a rotarianos indicados pelo Governador para auxiliá-lo na administração de determinados clubes.

Segue uma relação de atribuições dos Governadores Assistentes como visitar mensalmente os clubes (o mínimo é uma visita a cada trimestre), participar da Assembléia Preparatória da Visita Oficial, etc.

Segue uma relação de atividades necessárias para os Governadores Assistentes como participar do PETS, Treinamento da Equipe Distrital.

Segue critérios para seleção de Governadores Assistentes.

 

A idéia de operar a organização através de planos de longo prazo foi sugerida pela empresa contratada e, mais tarde, o Rotary adotou diversos planos estratégicos, inclusive um denominado Plano Estratégico Global com estratégias para um período mínimo de 25 anos de trabalho.

Há mais detalhes sobre Planos Estratégicos do RI na revista Brasil Rotário de janeiro de 2004.

 

O Plano visa fortalecer clubes e distritos proporcionando:

• apoio mais rápido e completo aos clubes,
• maior disponibilidade de líderes distritais bem treinados,
• maior número de rotarianos capacitados para ocupar o cargo de Governador do Distrito
• Maior participação nas atividades distritais e da Fundação Rotária,
• Habilidade para governar eficazmente mais de 100 clubes
• Melhor comunicação no distrito.

Tamanho do Distrito e Clube

Está muito clara a intenção do RI em diminuir o número de distritos. Não encontrei nada expressamente escrito, mas parece que o RI pretende ir elevando, paulatinamente, os requisitos mínimos quanto ao número de clubes e de sócios em um distrito.

MP-1995: Pelo menos 40 clubes e 1.200 rotarianos.

MP-1998: Pelo menos 50 clubes e 1.800 rotarianos.

MP-2001: Pelo menos 75 clubes e 2.700 rotarianos. Aconselha-se a distritos com menos que esses números a sua fusão com outros distritos com essa finalidade.

MP-2004: repete o acima.

Tamanho do Quadro Social

A literatura rotária não é muito clara sobre uma "quantidade ideal" de rotarianos em um clube. Entretanto, pela leitura do Manual de Procedimento fica muito claro que este número é da ordem de centenas, visto que o Clube deve representar a comunidade.

Com relação ao Quadro Social (página 8 e 9) diz:

O clube deve manter um bom equilíbrio no quadro social sem que haja predominância de qualquer profissão ou tipo de negócio.

O Rotary Club deve contar, entre seus sócios, com um representante de cada atividades comercial ou profissional reconhecida na comunidade, desde que essa representação esteja em conformidade com os princípios estabelecidos nos artigo 5 dos estatutos do RI e no artigo 6 dos estatutos prescritos para os Rotary Clubs.

Os clubes são incentivados a analisar a área para certificar-se de que todos os segmentos da comunidade estejam representados em seu quadro social.

 

4 – PLC – PLANO DE LIDERANÇA DE CLUBE

Neste ano (2005-06) está sendo iniciada a implantação nos clubes o PLC - Plano de Liderança de Clube que complementa o PLD. Apoiados em 9 itens, o PLC é um PLANO ESTRATÉGICO que determina a maneira como o clube pretende chegar a ser um Clube Eficaz.

É o reconhecimento do RI de que há especificidades locais importantes que devem ser incorporadas na estrutura dos clubes e que não é possível estabelecer um padrão único de procedimentos que seja válido indistintamente, em todos os clubes do mundo.

Assim, o PLC objetiva fazer com que com a execução do PLC o clube venha a ser, em algum futuro próximo um Clube Eficaz, entendendo-se como Clube Eficaz aquele que consegue:

1 - Aumentar, ou ao menos manter, o seu quadro social;

2 - Implementar projetos bem-sucedidos que atendam às necessidades da comunidade local e internacional;

3 - Apoiar a Fundação Rotária com contribuições financeiras e também participando em programas;

4 - Treinar líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube.

Para a elaboração do PLC e sua posterior execução, o clube deve envolver todos os sócios na discussão das atividades e procedimentos do clube para que o Clube venha a ser um Clube Eficaz.

Os 9 itens do PLC são os seguintes:

1. Desenvolver plano de longo prazo que incorpore os elementos de um clube eficaz.

2. Estabelecer metas anuais usando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e o plano de longo prazo do clube.

3. Realizar assembléias de clube que envolvam os sócios no processo de planejamento e os mantenham informados sobre as atividades do Rotary.

4. Favorecer a comunicação entre o presidente do clube, conselho diretor do clube, presidentes de comissão, sócios, governador de distrito, governador assistente e comissões distritais.

5. Possibilitar a continuidade da liderança, enfatizando o planejamento da transferência das responsabilidades do cargo de modo a favorecer o treinamento dos futuros líderes.

6. Ajustar as diretrizes do clube para que reflitam a estrutura das comissões, bem como os papeis e responsabilidades dos líderes de clube.

7. Oferecer oportunidades de aumentar o companheirismo entre os sócios do clube.

8. Certificar-se de que todos os sócios estejam envolvidos com algum projeto ou cargo no clube.

9. Desenvolver um plano abrangente de treinamento que possibilite que:

• Líderes de clube participem de reuniões distritais de treinamento

• Atividades de orientação sejam oferecidas regularmente aos novos sócios

• Oportunidades educacionais estejam disponíveis aos sócios atuais

Dentre as inúmeras novidades introduzidas pelo PLC podemos destacar o STAR - Special Training Action Rotary, vulgarmente conhecida como Escolinha Rotária que será implantada em todos os clubes. Recomenda também a preocupação do clube com a questão da Capacitação de Líderes em Rotary.

Outra novidade é que os companheiros indicados para serem membros das comissões devem permanecer na mesma por 3 gestões. Antigamente esta exigência só se aplicava para as Comissões Técnicas, mas agora vale para todas as comissões do clube, visando assegurar a continuidade das ações. Portanto, deve ser tomados cuidados especiais ao indicar um companheiro para determinada comissão pois o mesmo ficará alocado nesta comissão por um período mínimo de 3 anos (2 como membro e 1 como presidente).

Com a implantação do PLD e do PLC, os clubes de Rotary perdem um pouco o perfil de clube social e reaproximam mais do seu objetivo que é estimular e fomentar o ideal de servir.

É valorizado o Lema do Rotary Dar de Si Antes de Pensar em Si, eliminando-se os lemas anuais dos Presidentes de RI.

É recomendado que o presidente eleito, o presidente atual e o último ex-presidente trabalhem juntos para garantir a continuidade da liderança e o planejamento da transferência dos cargos.

Na nova estrutura, os clubes poderão ter um Conselho Diretor com poucos membros e com isso ganhar muita agilidade nas decisões. A composição mínima é de 4 membros, isto é: Presidente, Vice-Presidente, Ex-Presidente e Próximo-Presidente. Pode-se incluir Secretário, Tesoureiro e Protocolo totalizando 7 membros.

O Protocolo, antes eleito em eleição, agora é eleito pelo Conselho Diretor.

As tradicionais comissões (Internos, Profissionais, Comunidade e Internacionais) deixam de ser comissões, permanecendo como filosofia e os clubes passam a se estruturar em torno de 5 comissões funcionais (chamadas de comissões permanentes) que são Quadro Social, Projetos de Prestação de Serviços, Fundação Rotária, Relações Públicas e Administração.

Os Presidentes dessas comissões Permanentes são designados como Dirigentes e não mais como Diretores pois não fazem parte, necessariamente, do Conselho Diretor. Recomenda-se não colocar como Presidente de Comissão companheiro que não tenha passado ao menos 2 anos como membro dessa mesma comissão.

Qualquer outra comissão (além das comissões permanentes) são consideradas comissões temporárias (Comissões Ad-hoc) e não fazem mais parte dos Estatutos ou Regimento.

Com todas essas alterações, os Estatutos e Regimento atuais deverão sofrer uma revisão, aprovadas em Assembléia e Registradas em Cartório.

Nova Estrutura Funcional (divulgado no Manual do Presidente distribuído aos Presidentes 2004-05 no PETS realizado em março de 2004):

PRAZO: Não encontrei um prazo nem tampouco procedimentos de entrega do PLC ao RI.

Os Novos Estatutos e Regimento Interno podem ser "baixados" pela INTERNET no site do Governador Ari Sérgio www.rotary4430.org.br/ari ou no site www.rotary.org

No PETS que foi realizado em março de 2005 foi distribuído aos Presidentes 2005-06 a Nova Estrutura, os novos Estatutos e o Regimento Interno. Cópia desta apostila pode ser obtida no site acima.

5 – STAR (Treinamento Especial para Ação Rotária) do apêndice 8 do Manual das Comissões do Clube distribuído aos Presidentes 2004-05 no PETS em março de 2004.

O programa STAR foi criado em 1976, pelo Rotary Club de El Paso, Texas, EUA, e tem se mostrado um instrumento extremamente útil na preparação de sócios para assumir posições de líder no clube, bem como no sentido de manter o quadro social informado.

Incentiva-se os clubes a implementar programas semelhantes que facilitem o estabelecimento de um quadro social atuante e conhecedor de assuntos relacionados ao Rotary.

Considerando que anualmente um novo grupo de novos sócios ingressa no Rotary, o programa pode ser repetido continuamente.

Atividades proporcionadas através do programa STAR, tais como reuniões para o café da manhã, servem não só como veículo de informação sobre o Rotary, como contribuem para que os novos sócios interajam entre si e com os rotarianos mais experientes do clube.

O ambiente informal e amigável, proporcionado por pequenas reuniões de grupo, favorece o esclarecimento de dúvidas e discussões interessantes.

Em grandes clubes, as reuniões patrocinadas pelo programa STAR podem ser um instrumento útil para a promoção de companheirismo. As seguintes diretrizes do programa STAR podem ser adaptadas para uso em seu clube:.

Cada novo sócio é encaminhado à comissão do programa STAR, devendo apresentar uma fotografia e preencher questionário com dados biográficos, que servirá para a elaboração de um perfil a ser publicado no boletim semanal do clube.

Os novos sócios utilizam uma estrela e uma fita vermelha em seus crachás enquanto os rotarianos experientes são incentivados a sentar-se junto a eles nas reuniões de clube..

Dentro das duas semanas que sucedem seu ingresso no Rotary, os novos sócios recebem uma visita do presidente e/ou do vice-presidente da comissão do programa STAR em seus locais de trabalho..

Reuniões com duração de uma hora, onde é servido café da manhã, realizam-se uma vez por mês, exceto em dezembro.

Espera-se que todos os novos sócios participem dessas reuniões durante um ano. Esse comparecimento não substitui a participação nas reuniões ordinárias do clube..

A comissão do programa STAR é composta pelo presidente (normalmente um ex-governador de distrito ou ex-presidente do clube), vice-presidente (o último ex-presidente do clube), três ou quatro ex-presidentes de clube, presidente eleito do clube, e alguns integrantes do programa do ano anterior, se assim solicitarem..

Todos os sócios do clube podem participar dos encontros organizados pelo programa STAR caso queiram atualizar seus conhecimentos sobre o Rotary e interagir com os novos sócios. Além disso, sócios de outros clubes da cidade ou do distrito são convidados a comparecer..

A programação dos encontros inclui, de um modo geral, as boas-vindas àqueles que participam pela primeira vez; reconhecimento dos sócios que tenham participado do programa por um ano; divulgação das atividades e eventos do clube e distrito; e apresentação de tópicos específicos, seguida de sessão de perguntas e respostas.

Esses tópicos podem incluir as quatro Avenidas de Serviços, comparecimento às reuniões de clube, história do clube, a Fundação Rotária e os programas do Rotary International.

As apresentações são feitas pelo líder do conselho diretor do clube ou pelo presidente da comissão responsável pelo tópico sendo tratado.

Os novos membros da comissão do programa STAR são responsáveis por organizar um almoço comemorativo em dezembro. Se necessário, encontros adicionais do programa STAR serão realizados, após as reuniões ordinárias de clube, para recuperação da freqüência..

O presidente da comissão STAR publica um relatório mensal no boletim semanal do clube.

Pessoalmente acredito que não basta estabelecer um roteiro para o curso anual da Escolinha Rotária. Devemos incorporar aspectos pedagógicos para permitir uma evolução qualitativa dos alunos. Essa evolução está relaciona às questões OQUE, COMO, QUEM, QUANDO e PORQUE. Veja material apresentado no Painel Escola Rotary durante a Conferência do Distrito 4540 em junho de 2005.

Além da evolução em conhecimento do Rotary, acredito que o rotarianos deve receber treinamento "profissional" em Oratória, Comando de Equipes, Motivação, e outras questões para capacitá-lo melhor nas posições de lider que ele assumirá não só no clube como também na sua atividade profissional. Veja material apresentado no Painel Capacitação em Liderança durante a Conferência do Distrito 4540 em junho de 2005.