Prezados companheiros do grupo GEROI-Brasil:

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OS 12 MESES PREMONIRIOS

05/10/2016

      Eu tenho andado muito por aí e observado que

muitos clubes não dão a necessária importância ao preparo do Presidente Eleito e "carregam" ele com muitas atribuições que atrapalham e dificultam o trabalho dele de planejar e montar a estrutura para poder desempenhar uma boa gestão quando assumir a Presidência de seu clube.

OS DOZE MESES PREMONITÓRIOS

 

Qualquer trabalho produtivo envolve 3 etapas claramente definidas sem as quais não se colhe a produção.

Primeiro devemos PLANTAR pois só se colhe o que foi plantado e plantar certo pois quem semeia vento colhe tempestade. Depois devemos CUIDAR da plantação, irrigando periodicamente e removendo as ervas daninhas. Por fim, podemos COLHER o resultado de todo esse trabalho.

Veja uma ilustração sobre estas etapas de produção:

 

ESQUEMATICAMENTE, PODEMOS REPRESENTAR O CICLO DE PRODUÇÃO:

 

EXECUÇÃO DE UMA GESTÃO EFICAZ: Para um clube de Rotary, vale a mesma regra, e devemos tomar todos os cuidados para que não haja deslize durante a gestão. O Presidente do clube deve desenvolver um Gestão Eficaz se desejar colher bons frutos durante e principalmente depois que finda a sua gestão. Veja alguns dos tópicos importantes que ocorrem ao longo da gestão:

Analisando os detalhes do esquema acima, verificamos haver uma falha, grave, pois não está considerada a fase preparativa pois ninguém chega e já vai lançando a semente, sem tê-las em mãos e sem que se tenha preparado do solo.

Farta produção de qualidade só se obtém lançando sementes de boa qualidade em solo adequadamente preparado.

 

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE UMA GESTÃO:

Num clube rotário, acontece coisa semelhante. Não se pode dispensar uma fase anterior à gestão para o preparo adequado do terreno e a estratégica aquisição das “sementes”. O Presidente, como líder máximo do clube, vai precisar estabelecer parcerias com outros líderes não só do Rotary como também da comunidade como Prefeito, Vereadores, Secretários de órgãos públicos, presidente de concessionárias de serviços públicos, diretores de escolas, delegados e outras autoridades para alcançar o objetivo rotário de melhoria da comunidade.

O ano que antecede à sua gestão, o Presidente Eleito tem conjunto de atividades de preparo bastante intenso e deverá estar concentrado em todos os detalhes. A sua gestão funcionará como uma “colheita” das sementes que ele plantar neste ano.

Chamamos esta fase de Premonitório pois antecede e prepara, antevendo e antecipando os preparativos para deixar tudo engatinhado – Organizar antes para não se desesperar depois.

O diagrama a seguir é montado, por uma questão pedagógica, em cima dos 12 meses que antecedem a sua gestão. 

 

 

1 – A partir de 1º de julho, oficialmente empossado e fazendo parte legal do Conselho Diretor como Presidente Eleito, evitar qualquer atribuição que não esteja nesta linha de trabalho.

Quando assume outras atribuições como Secretário ou Tesoureiro, se distancia da sua tarefa principal e muitos detalhes importantes para a sua gestão são negligenciados e é comum o Presidente sair correndo, durante a sua gestão, como barata tonta afirmando “não sabia que era preciso” – um desastre.

Já vi clubes em que o Presidente Eleito, sendo também Secretário, ser apresentado como “Secretário” em reuniões importantes como Visita Oficial e Assembleia da Visita Oficial, isso na presença do Governador Indicado que veio junto com o Governador na visita, perdendo a oportunidade de começar a estabelecer vínculos.

Questões de Ordem. É interessante e importante que o Presidente Eleito faça um curso sobre ordem de uma reunião onde aprenda, caso não saiba:

·       O que é uma Pauta;

·       Como se faz uma Convocação;

·       Quórum para uma Reunião (ordinária, conselho diretor, assembleia);

·       Rigidez no horário de início e de término. O Rotary International é tido, no mundo todo, como uma organização fantástica e muito bem organizada;

·       Fechamento de pauta no início da reunião, não ter na pauta itens como “palavra livre” pois sempre reserva uma surpresa, muitas vezes desagradável e inoportuna;

·       Não opinar, não se expor (não manifestar sua opinião pessoal) e valer-se do voto de Minerva;

·       Como prestar atenção na dinâmica da reunião e como dar a palavra para aquele companheiro tímido;

·       Prestar atenção e acompanhar se o Secretário da reunião está conseguindo anotar todos os pontos e aspectos em discussão.

Caso o Distrito não ofereça um curso, pensar na possibilidade do clube pagar ao Presidente Eleito um curso de Como Conduzir Reuniões.

O RI tinha, mas lamentavelmente não tem mais, o manual  #246 Manual do Instrutor Distrital que tinha muitas dicas sobre o Layout da sala, Técnicas de Gerenciamento de Tempo, Materiais para os Participantes, Métodos de Treinamento, Direcionamento de Discussões e um item que eu acho muito importante que são as Características de Aprendizado de Adultos. Nem todos os clubes possuem em seu quadro de associados um instrutor com formação pedagógica que possa fazer esta orientação.

DESPESAS: Em geral, as despesas do clube continuam sendo pagas pelo Presidente Eleito, não havendo nenhuma facilidade.

2 – No mês de agosto realizar uma pesquisa junto aos associados sobre qual seria o Projeto Humanitário que o clube poderia realizar na sua gestão, que projeto teria a adesão total do clube, que projeto poderia aprimorar a qualidade de vida na comunidade, envolvendo aspectos educacionais, humanitários e profissionais. (#226-PO-D)

Projeto Eficaz de prestação de serviços:

·       Possuem metas específicas, com resultados mensuráveis;

·       Possuem objetivos realistas e alcançáveis;

·       São voltados às necessidades identificadas;

·       Incorporam as habilidades dos beneficiados;

·       Reconhecem as contribuições de todos os participantes como sendo importantes

·       Utilizam eficazmente os recursos disponíveis;

·       Criam rede de contatos para futuros projetos.

3 – Determinar o “tamanho” deste projeto, se ele poderá ser realizado somente com os recursos de seu próprio clube (rotarianos, família rotária, recursos materiais e recursos financeiros) ou se vai precisar de parcerias com outros clubes da região e se vai precisar da ajuda do Distrito como usar parte da verba do FDUC. Além da conversa com rotarianos de seu próprio clube, deve fazer contato com rotarianos de outros clubes, com entidades da comunidade, em especial daqueles que serão os prováveis beneficiados e com o Governador Indicado.

Contar com a ajuda do “futuro” Presidente da Comissão de Projetos Humanitários e outros componentes que farão parte desta comissão.

4 – Durante o mês de outubro, montar o projeto, isto é, elaborar um documento sucinto porém completo contendo todos os dados que caracterizam o Projeto Humanitário em todos os detalhes seguindo receita apresentada no Manual da Comissão de Projetos Humanitários, #226-PO-D. Não finalizar a montagem pois o projeto precisa ser analisado e aprovado pelo “seu” Conselho Diretor e depois receber um pente fino em função do Lema do Ano.

5 – No início do mês de novembro, fechar o contato com os prováveis componentes do seu conselho diretor, começando com o Secretário, Protocolo, Programas, Tesoureiro, etc. Desenvolver diligências com Presidente Atual para a realização da Assembleia de Eleição ainda na primeira quinzena do mês de novembro.

6 – Realizada a Eleição, convocar, de imediato, os membros do seu conselho e providenciar a aprovação “oficial” do seu Projeto Humanitário. Como o seu Conselho Diretor não foi ainda legalmente empossado deverá realizar uma Reunião Premonitória, registrar a Ata em livro de registro das reuniões premonitórias. Realizar tudo isso até fins de novembro.

Nessa mesmo reunião, relembrar que os procedimentos de cada comissão estão apresentados em manuais próprios distribuídos pelo RI. A cota per capita que pagamos ao RI já prevê o fornecimento do KIT de manual para cada clube.

Manual do Presidente #222

Manual do Secretário #229

Manual do Tesoureiro #220

Manual da Comissão de Administração #226ª

Manual da Comissão de DQA #226B

Manual de Comissão de Imagem Pública #226C

Manual da Comissão de Projetos Humanitários #226D

Manual da Fundação Rotária #226E

Manual de Protocolo – Não existe no âmbito do RI, devendo o clube elaborar o seu em função de regras sociais, leis e costumes da comunidade.

7 – A visita oficial do Governador acontece entre julho e dezembro.

Trata-se de um momento único em que a comunidade terá a oportunidade de sentir a internacionalidade do Rotary.

A visita é composta por 3 reuniões regulamentares. Uma, chamada íntima com o Presidente e o Secretário podendo participar outros membros a critério do Governador. A reunião é “íntima” pois o Presidente tem a oportunidade de “abrir o jogo” mostrando dificuldades do clube e abrir para “socorro” da Equipe Distrital (DQA, Informativo Semanal, Site do Clube na Internet).Combinar com o Coordenador de Visitas e com o Governador Assistente essa participação, outra chamada Assembleia de participação obrigatória de todos os associados e finalmente uma reunião festiva com participação da família rotária e líderes da comunidade.

Nessa reunião do Presidente Eleito desempenha o simbolismo de continuidade do Rotary.

DESPESAS; Como o Governador é a figura central da reunião, é praxe isentá-lo do pagamento das despesas.

8 – No início do mês de dezembro produzir ao menos 20 exemplares para entregar ao Governador Indicado. Se possível, procurar obter a análise e formatação de um profissional do ramo de comunicações para que o Projeto seja claro, objetivo e convincente. Lembre-se de produzir “exemplares” e não simples cópias em branco e preto com folhas grampeadas.

9 – O Governador Indicado irá viajar, no mês de janeiro, para o treinamento dele em San Diego, oportunidade em que ele terá a chance de estar em contato com os mais de 500 governadores do mundo todo, sendo, inclusive, “obrigado” a estar lado a lado sempre com novos pois até o número da cadeira nas plenárias e jantares estará definido pela organização. No projeto não esquecer de colocar vários contatos com os nomes completos, telefone, email, endereços, CEP, etc. para que caso alguém do Staff do potencial Governador Parceiro desejar obter mais detalhes do projeto tenha facilidade para entrar em contato. De preferência escolha companheiros que tenham fluência nos idiomas internacionais.

10– Durante o mês de janeiro preparar a sua participação no PETS. Estudar e marcar o dia da reunião festiva de transmissão e também verificar a oportunidade de realizar a Visita Oficial coincidindo com outro evento também importante como o aniversário do clube ou o aniversário do bairro. Combinar tudo isso numa reunião premonitória do seu conselho e discutir também o valor da PER CAPITA DISTRITAL que o governador irá, provavelmente, querer aumentar, alegando inflação, etc. Alguns governadores fazem questão de produzir Carta em 4 cores e usando papel couchê pensando em sua autopromoção. Você, como Presidente Eleito irá assumir compromisso em nome do clube de pagar o valor aprovado. Irá também assumir o compromisso de empossar um certo número de novos associados na sua gestão além de arrecadar uma valor mínimo de contribuição do clube para a Fundação Rotária.

Por fim, preencher o questionário anexo do Manual do Presidente 226-PO-A

11 – Durante o PETS procurar sempre portar-se como “presidente” durante as palestras e mesmo  à noite nas reuniões de companheirismo não exagerar nas piadas e nos comentário sobre futebol. O PETS é o primeiro momento de contato direto com todos os presidentes dos clubes do distrito. Muitos virão pedir seu apoio e colaboração de seu clube para os projetos deles. Quase todos irão colocar o convite dele para a Festiva de Transmissão nas suas mãos dizendo “faço questão de sua presença”. Você não pode se esquecer da reciprocidade e se eles vieram na sua festiva com um certo número de companheiros você deve levar uma caravana na festiva dele se possível com um número maior.

Levar, e ter sempre nos bolsos, muitos exemplares do convite para a festiva de transmissão para distribuir durante o PETS para os presidentes de outros clubes. Não esquecer de entregar pessoalmente o convite ao Governador Assistente que atenderá o seu clube.

Acertar com o Coordenador das Visitas o “porte” da Reunião Festiva, se o governador prefere uma reunião individual com o clube ou se em conjunto com os demais clubes da Área, visita a entidades da comunidade, da participação do cônjuge do governador, trabalho da casa da amizade, etc. Pesquisar outros gostos do governador como bebidas alcoólicas, ecologia do meio ambiente, sustentabilidade, etc. A participação de líderes e de pesquisadores científicos e acadêmicos dessas áreas tida pelo governador como importantes ajudam a marcar a visita do governador ao seu clube.

DESPESAS: Não há nenhuma regra do RI para o pagamento das despesas do Presidente Eleito. Alguns clubes, tendo em vista o custo extra que o Presidente terá durante a sua gestão incluem no orçamento do clube as despesas com as diárias do hotel e translado deixando por conta do Presidente Eleito as refeiões e bebidas. O mesmo pode ser feito para o cônjuges.

12 – Em fevereiro, voltando do PETS passar um pente fino no Programa da Gestão fazendo as adaptações necessárias para adequar o programa ao Lema Anual do RI. Fazer isso em reunião premonitória do conselho repassando a filosofia por detrás do Lema, evitando interpretações “ao contrário” pois o lema é conclusão de um pensamento filosófico. Repassar também as questões sobre a Visita Oficial recebidas do Coordenador das Visitas e também do Governador Assistente.

13 – Durante o mês de março desenvolver estímulos a todos os companheiros do clube e em especial aos membros do seu conselho diretor para participarem da Assembleia Distrital. Na assembleia é apresentada de forma bem didática as diretrizes da gestão e questões incômodas do tipo “o Rotary deveria fazer ...”, que alguns associados que gostam de ficar incomodando o ano todo, podem ficar bem esclarecidas a priori.

Em contato com a comissão que organiza a Assembleia distrital, obter os nome do palestrante e os temas das palestras das diversas salas. Elaborar uma planilha para indicar quem vai participar de que sala e combinar com eles para que após a Assembleia Distrital organizarmos uma assembleia no clube para passar as Diretrizes  e Prioridades do Ano para todos os associados, sem exceção.

Lembrar que a Assembleia Distrital é um evento dentro da gestão atual de modo que a abertura e o encerramento é feito sempre pelo governador atual. Questões como lanches, água, sucos, pagamento das despesas de palestrantes e todas as demais despesas da assembleia são custeadas pelo governador atual. O governador entrante organiza o conteúdo, definindo as salas, os temas e os palestrantes e moderadores.

14 – No mês de abril organizar a Assembleia Ordinária para apresentação do Lema do Ano.

15 – Preparar a lista dos convidados para a Festiva de Transmissão. Elaborar cuidadosamente a lista levando em consideração as parcerias, colaborações e patrocínios que o clube vai precisar para realizar os projetos da gestão.

Pode ser que o presidente, no caso você, seja bastante conhecido da comunidade e isto pode ser bom como também pode ser ruim. Uma imagem sua muito forte na comunidade pode bloquear a visão que os empresários e líderes comunitários precisam ter sobre o trabalho do Rotary International no mundo todo, principalmente no Brasil e, particularmente na sua comunidade.

Uma adequada “informação rotária” com kits composto por folders com destaque às áreas de enfoque do Rotary ajuda a abrir a visão deles. Uma breve explicação sobre o mecanismo dos Fundos Permanente e Anual da Fundação Rotária acompanhada de exemplos sobre a formação dos Subsídios Equivalentes com parcerias internacionais e um breve apanhado sobre a ABTRF e as vantagens tributárias das doações de pessoas jurídicas fecham  o pacote sobre a Fundação Rotária.

Talvez alguns desses líderes já “conheçam” o Rotary de “outros carnavais” e tenham uma visão meio que ruim advinda de alguma encaminhamento mal feito no passado. Podem estar pensando: “já tentei parceria com o Rotary mas não deu em nada”. A festiva de transmissão é a oportunidade de sinalizar que a adoção de uma Lema novo pelo Presidente de RI e a troca de toda a diretoria é como se dissesse “Rotary sob Nova Direção” podendo renovar anseios eventualmente recalcados em gestões anteriores.

Lembrar também dos rotarianos em potencial que, participando de uma festiva de transmissão terá uma oportunidade única de visualizar a grandiosidade da nossa organização poderá ver despertar nele a vontade de pertencer a esta centenária organização.

A entrega do convite feita de forma pessoal é a oportunidade de valorizar a presença do convidado e fornecer certos esclarecimentos importantes como traje, pagamento da refeição, se o convidado poderá levar convidados e no caso de líderes que ocupam cargos públicos se eles irão ou não ocupar um assento na mesa do presidente, se eles poderão ou não assomar a Tribuna Rotária, se na impossibilidade de participar poderão enviar um Representante.

16 – Durante o mês de maio, realizar todas as visitas acima relacionadas. Procurar fazer de forma formal, telefonando antes e marcando um horário adequado. Não entregar convites no meio da rua dizendo “espero você lá”.

17 – Preparar a sua participação na Conferência Distrital. Embora a conferência seja um evento de encerramento da gestão vigente, haverá um espaço quando os novos Presidentes entrarão na plenária da conferência portando a bandeira do seu clube.

Transcrever os nomes dos Presidentes Eleitos dos demais clubes do distrito, procurar relacionar também o nome dos cônjuges.

Levar o Pedido de Subsídios para a Fundação Rotária para assinatura do Governador. Lembre-se que a Fundação Rotária é como um banco de fomento que fornece dinheiro para o clube e distrito realizem seus projetos humanitários e toda documentação deve girar em torno da nova gestão tendo data e assinatura coerentes. O banco abre suas portas às 9:00 horas do dia 15 de modo que os clubes tem entre 1º e 14 de julho para enviares seus pedidos que pode ser enviado diretamente para a Fundação Rotária via correios (lembre-se que o Rotary e a Fundação têm endereços direfentes em Evanston) ou entregue na Sucursal. Os clubes da região de São Paulo são privilegiados pois a Sucursal brasileira fica em São Paulo.

18 – Durante a Conferência Distrital lembrar que a conferência é a gestão atual de modo que PIN, Lema, Uniforme e tudo que se refere à nova gestão deve ficar guardado e só expô-los na hora da Entrada das Bandeiras da sua gestão.

19 – Ajudar a organizar a Festiva de Transmissão. Lembrar que as despesas da festiva são custeadas pela gestão atual e devem fazer parte do Plano Orçamentário atual.

Haverá um momento, durante a festiva, em que o Presidente atual passa o comando da reunião para você. É quando o Presidente Atual convida o Presidente Eleito a receber a Transmissão do Cargo. Cuidado especial deve ser dado a este evento. O novo Presidente não é empossado pois, legalmente, para isso precisaria haver uma Autoridade Superior que no caso do clube não tem. O Governador não pode “dar posse” pois, legalmente, ele não pertence ao clube. Por isso, o Presidente Atual realiza da Transferência de Cargo, retirando, ele mesmo, o Pin de Presidente da sua lapela e prende-o na lapela do Presidente Entrante. Na sequencia, convida o novo presidente a “dar a sua primeira badalada”. Feito isso, o novo presidente pode Dar Posse, como autoridade máxima do clube, ao novo conselho diretor.

Não custa lembrar que todo esse cerimonial é “virtual” e nada disso tem valor legal enquanto não chegar as 24 horas do dia 30 de junho. Por ser virtual, devemos imaginar que o convite formulado, na Tribuna, do presidente atual esteja sendo feito às 23:55 horas do dia 30 e que a badalada do novo presidente esteja sendo dado exatamente às 24:00 horas. Mas como na realidade a festiva está sendo feita em dia anterior ao dia 30, o presidente que acabou de receber o Cargo e dado Posse ao seu Conselho Diretor deve devolver o comando da reunião ao presidente atual, que ainda o é legalmente e como tal realizar o encerramento solene da mesma.

Esquemas especiais devem ser dado nas reuniões de transmissão de cargo e posse do conselho diretor quando realizado após o dia 30 de junho. É um caso contraditório pois, legalmente, quem deve abrir a reunião é o Presidente Entrante que ainda não recebeu o Cargo mas é, pela lei, o presidente em exercício.

DESPESAS: Há clubes que incluem no plano orçamentário a participação de um certo número de convidados que não pagarão as despesas da festiva. Não havendo esta previsão, o Presidente deve pagar do próprio bolso as despesas de seus convidados, geralmente seus familiares, ou combinar com cada convidado que eles terão que pagar as despesas. Os Presidentes, atual e entrante, devem tomar o cuidado, junto à Tesouraria, para que os convidados e visitantes paguem somente as despesas com a refeição e bebidas. Há clubes que incluem despesas como flores e troféus mas isto não é correto.

Com relação pagamento das despesas pelo Governador, não há regras do RI e nem é praxe isentá-lo desse pagamento. O Governador é um rotariano e deve pagar. O mesmo se aplica ao Governador Assistente e também aos Presidentes de outro clubes. 


NOTA IMPORTANTE: O roteiro acima apresentado é o resultado das visitas realizadas pelo companheiro Roberto Massaru Watanabe, classificação Engenharia Civil, Rotary Club de São Paulo – Água Rasa, em clubes, assembleias e conferencias distritais em vários estados brasileiros e contém referências a manuais de instrução do RI e hábitos e costumes praticados em função das tradições e valores, muitas vezes com sutis nuanças que são apresentados para ilustrar a variedade de posturas e procedimentos e não tem nenhuma intenção de estabelecer padrões, mesmo porque, procedimentos podem ser diferentes de uma Distrito para outro de acordo com o PLD instituído em 1997 justamente para flexibilizar os procedimentos em função de valores e tradições regionais e também pode haver diferenças nos procedimentos de um Clube para outro de acordo com o PLC instituído em 2004 justamente para flexibilizar os procedimentos em função de diferenças sócio-econômicas que possa haver entre regiões da cidade. 

 

Veja mais sobre Capacitação em Liderança em:
Gato_42.gif (19003 bytes)
Veja mais sobre o processo de aprendizado em:
Pato_04.gif (9403 bytes)

 

Esta é uma página pessoal que contém uma opinião essencialmente pessoal a cerca do tema Os 12 meses em que se prepara uma Boa Gestão.
As opiniões são, no fundo, "provocações" feitas aos nobres companheiros rotarianos e são baseadas em contatos, estudos e experiências pessoais e vale-se da liberdade proprocionada pela WEB. Ninguém é obrigado a aceitar, nem se pretende afirmar que as opiniões aqui colocadas sejam verdadeiras. Agora, se você gostou, pode imprimir, copiar e divulgar à vontade.
Roberto Massaru Watanabe
membro do Rotary Club de São Paulo - Água Rasa - EMAIL: watanabe@rotaryspaguarasa.com.br viajou por muitos clubes e distritos proferindo palestras sobre o PLD e PLC e, profissionalmente é engenheiro e como tal participou do projeto das grandes obras da engenharia nacional como a Rodovia dos Imigrantes e as hidrelétricas de Ilha Solteira, Itaipú e Tucurui onde adquiriu muita prática na organização e condução de grandes equipes.

RMW\GEROI\OsDozeMesesPremonitorios.htm em 05/10/2016, atualizado em 05/10/2016 .