A Abertura e o Encerramento devem ser solenes, precedidas pelo Sino Rotário e realizadas pela Tribuna de Honra pelo Presidente.

ROTEIRO SUGESTIVO:

   1-   Protocolo: Senta-se bem em frente ao Presidente para auxiliá-lo DURANTE TODA A REUNIÃO. Coloca um cartaz RESERVADO para ninguém sentar junto a ele.

   2-   Protocolo: Dá um leve sinal ao Presidente dizendo que está tudo OK para o início.

   3-   Presidente: SINO e Tribuna: Procede à Abertura Solene da Reunião. Recados, notas de falecimento e outros temas não pertinentes à Reunião deve ser dado ANTES da Abertura. O Presidente deve ABRIR a reunião e não fazer um Discurso. Não deve contar historinhas. “Declaro aberta a Nª Reunião Ordinária do RC de XXX e convido a todos para saudarmos o Pavilhão Nacional”. Verificar: Se todos já estiverem em pé, não deve ser redundante. O nome correto é Pavilhão Nacional. Não se saúda as demais, exceto quando presente alguma autoridade como Cônsul, Governador de Estado, etc.

     A Abertura, por ser solene, deve ser feita a partir da Tribuna.

   4-   DQS e Relações Públicas: Sentam-se com os Convidados. Toda reunião deve ter convidados. Finalidade: 1 – Divulgar o Rotary na Comunidade, 2 – Recrutamento de Novos Sócios.

   5-   Presidentes de Comissões: Sentam-se com os Visitantes (comissões correspondentes às suas) para troca de experiências. Líderes aprendem com as experiências dos outros.

   6-   Presidente: Aguarda alguns instantes para que todos se sentem e se acalmem. SINO: “Solicito ao companheiro FULANO, Diretor de Protocolo, que faça a apresentação dos Convidados e Visitantes. Modernamente não se monta a Mesa Presidencial. Entretanto continua a existir a Mesa do Presidente onde fica o Sino e os Convidados ilustres.

   7-   Protocolo na Tribuna (a apresentação é solene): Saúda o Presidente (só o Presidente. Não tem sentido saudar o convidado se este nem foi apresentado ainda) e faz as apresentações protocolares. Nunca esquecer de mencionar quem convidou quem. No caso de visitantes mencionar sempre o clube e a classificação dele.

   8-   Protocolo: Após a apresentação, entregar as fichas para o Secretário.

   9-   Presidente: Vai chamando um a um conforme PAUTA. Não chamar dois ao mesmo tempo pois confunde a cabeça dos participantes. Anunciar para que ele está sendo chamado. Não permitir divagações nem outros temas. Toda vez que alguém fala “quebrando o protocolo” a gente já sabe que ele quer aparecer. e vai falar besteira e de improviso.

10-   Chamado: Saudar o Presidente e agradecer oportunidade. Ater-se estritamente ao tema e ao tempo que lhe foi concedido pelo Protocolo. Isso o Protocolo deve informar ao confirmar a inclusão da fala dele na PAUTA. Modernamente, as falas não são realizadas na Tribuna, mesmo porque tratam de expedientes corriqueiros do cotidiano e não precisam ser revestidos de solenidade.

11-   Secretário: Fica atendo à PAUTA e vai dando uns toques ao Presidente.

12-   Protocolo: Fica atento ao horário e vai dando uns toques ao Presidente.

13-   Protocolo: De acordo com a PAUTA vai dando andamento à reunião. Por exemplo: Salada faz parte da pauta. Prato Principal faz parte da PAUTA. Então, o protocolo anuncia este item da pauta. Não compete ao Protocolo descrever o Cardápio. Entretanto, pode descrever o sistema do local para orientação ao pessoal de fora. (Bebidas inclusas, ou não, etc.)

14-   Freqüência: Verifica se todos assinaram a Lista de Presença. Passa o percentual para o Secretário.

15-   Secretário: Fecha a Estatística de Freqüência.

16-   Secretário: Vai fazendo a ATA. A ATA é OBRIGATÓRIA. e deve ser feita durante a reunião. Jamais deixe para fazer a ata em outra oportunidade.

17-   Boletim: Distribui o Boletim Semanal. Não pode haver distribuição de material estranho à reunião (jornal do bairro, panfletos, etc.). Distribuição começa na Mesa do Presidente, depois para os Convidados, Visitantes e finalmente os sócios do clube. Ao entregar a companheiros citar o nome: “Companheiro XXX eis o seu exemplar”. Dar essa tarefa a sócios novos a título de “jornaleiro”. O ideal é que o Boletim seja distribuído ANTES da reunião logo na entrada pois contém a PAUTA, o roteiro, o currículo do Palestrante. Pode ser distribuído logo após a Abertura da Reunião, mas nunca naqueles instantes em que alguém vai à Tribuna.

18-   Revista: Distribui a Revista (somente aos sócios do clube – assinantes) exceto se o Conselho Diretor determinou que seja distribuído também aos Convidados.

19-   Expediente do Presidente: (Não precisa ir à Tribuna – polêmico). Deve fazer o expediente ANTES da palestra. Uma boa palestra traz importantes mensagens para os participantes e geralmente termina com uma FRASE DE EFEITO que deve ser levada para casa para reflexão posterior. É por isso que não deve haver atividades de companheirismo e outras após a palestra, nem mesmo o Expediente do Presidente.

20-   Protocolo: Providenciar para que o Palestrante seja servido antes. Talvez antes mesmo dos outros serem servidos. Cuidado para não acontecer acidentes do tipo: O Palestrante ficou sem comer. Isso já aconteceu comigo em diversos clubes.

21-   Presidente: SINO “Chegamos ao ponto alto da reunião de hoje onde teremos a oportunidade de ouvir sobre o tema XXX que será desenvolvido pelo Dr. XXX. E peço ao companheiro XXX – Diretor de Programação, para fazer a apresentação do Dr. XX. Tomar o cuidado de não falar “ ... para LEITURA do currículo ... “ pois o Palestrante deve ser “apresentado” à platéia.

22-   Diretor de Programação: ”. O Diretor de Programação não precisa ir à Tribuna: “Presidente XXX, Convidados, Visitantes e Companheiros: O Dr. XXX é ..... . E, com a anuência do nosso Presidente, ofereço a Tribuna do RC XXX para a sua palestra e solicito de todos uma calorosa Salva de Palmas”. Observe que a Tribuna é OFERECIDA como elemento de destaque para a palestra. O Protocolo deve se ater somente aos itens diretamente relacionados com o Tema da palestra. Informações adicionais como o Time de Futebol ou outras preferências pessoais devem ser evitadas.

23-   Palestrante: Deve agradecer ao Presidente pelo Convite e dirigir-se com respeito à platéia (O Diretor de Programação deve ter feito essa orientação).

O Palestrante deve ater-se ao horário dado.

Quem dirige a reunião é o Presidente. Então, se alguém quiser fazer alguma pergunta, deve fazer um leve sinal ao Presidente. Em hipótese alguma, o Presidente pode permitir que alguém se dirija diretamente ao Palestrante. Se isso acontecer, o Presidente deve chamar a atenção e dizer alguma coisa do tipo:”As perguntas devem ser reservadas para o fim da palestra”. Em se fazendo o sinal para o Presidente manifestando a sua intenção de fazer uma pergunta, o Presidente deve decidir o momento mais adequado para interromper o Palestrante e dizer: “Dr. XXX há dúvidas na platéia, o sr. poderia responder?” Se o Palestrante consentir, o Presidente escolhe um dos perguntadores: “Companheiro XXX pode fazer a sua pergunta”. Durante a pergunta o Presidente deve verificar se é realmente uma pergunta pois se for um discurso ele deve interromper.

Em hipótese alguma pode haver discordância de alguém com relação ao que está sendo falado na tribuna. A Palestra não é um Fórum de debates e portanto não pode haver debates. O Palestrante pode até falar um monte de bobagens, mas como CONVIDADO do clube não deve ser contrariado. É por isso que é grande a responsabilidade do Diretor de Programação ao ESCOLHER o palestrante. Lembre-se: O que deve preceder é o TEMA e depois o PALESTRANTE e nunca ao contrário.

Ao final, o palestrante não deve perguntar: “Alguém tem alguma dúvida?” isso “acaba” com a Palestra. O Diretor de Programação deveria já ter orientado o Palestrante sobre isso.

24-   Presidente. Vendo que a Palestra está boa e vendo que o horário vai “estourar”, interrompe a palestra e libera quem tem outros compromissos: “Autorizo as pessoas que têm outros compromissos a se retirarem da reunião, visto que a reunião de hoje ultrapassará o prazo regimental”

25-   Presidente: Imediatamente logo que o Palestrante finalizar ou antes mesmo disso se o Palestrante tiver dificuldades em finalizar: “Agradecemos a brilhante exposição e peço uma calorosa Salva de Palmas ao Dr. XXX”. O Protocolo deve ajudar nesse hora difícil.

26-   Palestrante: Diz apenas “OBRIGADO” e se senta para saborear a Sobremesa. O Presidente deve tomar o cuidado de evitar que, ao agradecer, o Palestrante faça outra palestra.

27-   Presidente - AGRADECIMENTOS: Faz agradecimentos aos companheiros que se destacaram durante a última semana. Agradece aos Visitantes (leve um abraço ao Presidente XXX). Agradece ao Serviços Internos, Agradece ao Protocolo. Agradece ao Palestrante: “Peço ao companheiro FULANO, nosso Secretário, que faça entrega de XXX como lembrança dessa reunião”. Pausa para fotos. O Palestrante não deve falar nada. Talvez um leve sinal de mão.

28-   Presidente – SINO – NA TRIBUNA: “Ao encerrarmos a Nª Reunião Ordinária do RC de XXX convido a todos para que, em pé, saudemos o Pavilhão Nacional”. Agora é importante dizer “em pé” pois todos estão sentados. O ideal é que logo após o sino, enquanto o Presidente se dirige à Tribuna, o Protocolo diga: "Todos em pé", pois não fica bem o Presidente dar essa orientação "em pé" estando na Tribuna de Honra.

 

Veja uma apostila "maluca" feito pelo companheiro Roberto Massaru Watanabe do Rotary Club de São Paulo - Tatuapé sobre a organização e realização da Reunião Ordinária.

RMW/4430/reuord/reu12.htm em 01/05/2003 atualizado em 28/03/2006.