O Trabalho do Secretário do Clube.

A Secretaria do clube desenvolve um trabalho de grande importância para a imagem, prestígio e eficácia de um clube. O grande responsável para isso é o Secretário do Clube. Ele deve ser ativo, abnegado e fiel depositário de todos os bens do clube. Tem, praticamente, um mandato de 14 meses, sendo importante manter contato com o Presidente e o Secretário da gestão anterior e receber orientação quanto à situação administrativa e fiscal do clube.

Alguns clube contratam funcionários para gerir a secretaria, porém, o correto é o próprio companheiro Secretário que deve conduzir, pois a proximidade com a estrutura, os eventos, e a organização do Rotary International faz o companheiro "abrir os olhos" e ter uma visão mais ampla das coisas.

É de Competência do Secretário: Preparar e enviar relatórios, providenciar e enviar toda a correspondencia, supervisionando, ainda, a contabilidade do clube e a tesouraria.   Para vocês terem uma idéia, no Conselho Diretor  de R. I., o Secretário, é o único que tem Cargo Remunerado.

MATERIAL OBRIGATÓRIO NA SECRETARIA

• ESTATUTO E REGIMENTO INTERNO,  devidamente atualizados e  registrados no Regístro. Civil de Pessoas Jurídicas;

• DIPLOMA DE ADMISSÃO EM ROTARY INTERNACIONAL (Caso o original tenha se extraviado, solicite à sucursal um novo exemplar);

•  RELATÓRIOS SEMESTRAIS DE R. I. , que devem ser guardados juntos e ordenados;

• LIVROS DE ATAS:  Em número de 4:

  • Atas de posse de associados;

  • Atas de reuniões do Conselho Diretor;

  • Atas de  Assembléias;

  • Atas de reuniões ordinárias.

  NOTA: As atas de eleições do Conselho Diretor, devem ser registradas no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, porque, normalmente são necessárias, quando da abertura de conta  bancária.

• MANUAL DE PROCEDIMENTO [035-PO]– sempre atualizado, pois o mesmo é atualizado a cada três anos;

• FICHAS CADASTRAIS DE ASSOCIADOS -  Devem estar atualizadas, com os cargos exercidos em  cada período rotário,  bem como, suas contribuições à Fundação Rotária, e etc.;

• LISTA DE CLASSIFICAÇÕES -  A lista com as classificações vagas e ocupadas deve ser atualizada, anualmente, até 31/08;

• CONTRÔLE DE FREQUÊNCIA – Envio à Governadoria até, no máximo, o dia 15 do mês seguinte. Guardar em ordem cronológica. Anotar os percentuais mensais e a data de envio  à Governadoria.;

• CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO -  Tem que ser renovado anualmente,  entregue aos associados no início do período Rotário e com validade até 30/06 do ano seguinte (final do período rotário);

• INFORMAÇÕES SÔBRE OS ASSOCIADOS-  Os formulários sobre admissão, baixa e alterações nas classificações, devem ser preenchidos em 3 vias, sendo 1 para a Governadoria, outra para R. I. e a terceira deve ficar arquivada na secretaria. Com a moderna tecnologia, a via do R. I. já pode ser enviada via INTERNET, através do endereço: www.rotaryint.com.br, - Escritório do  R. I. no Brasil ;

• FUNDAÇÃO ROTÁRIA -  Manter arquivadas as relações  enviadas pela Fundação Rotária com a contabilização das doações dos companheiros.;

• CATÁLOGO DE PUBLICAÇÕES DE R. I. -  Recebido normalmente pelo Secretário ou Presidente. Pode ser também solicitado ao Escritório. de R. I. no Brasil . ( São Paulo ) – 019PO, grátis.  Solicitar o maior número possível de publicações, para orientação dos associados.;

• OFFICIAL DIRECTORY -  Muito útil,  para os companheiros obterem recuperação, em caso de viagens, pois contém informações sobre os clubes rotários do mundo inteiro. É enviado, anualmente, ao secretário. Muito útil na procura de parceiros para a montagem de Projetos de Subsídios Equivalentes;

• BRASIL ROTÁRIO,   CARTA MENSAL DO GOVERNADOR,  BOLETINS DO CLUBE, AUDIO- VISUAIS E PUBLICAÇÕES SÔBRE ROTARY, bem como todas as outras correspondências recebidas, também devem permanecer arquivadas;

• INVENTÁRIO DO CLUBE :  Deve ser atualizado anualmente, principalmente naqueles clubes que possuam sede própria.;

• MEMÓRIA DO CLUBE  -  Todos os documentos do clube constituem a sua memória e devem ser arquivados em ordem rigorosamente cronológica. Sempre que solicitado, o Secretário deve fornecer dados sobre tais documentos, como subsídio ao editor do boletim.;

DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA  -  TODO CLUBE ROTÁRIO DEVE POSSUIR :

• CADASTRO NACIONAL DE PESSOAS JURÍDICAS ( CNPJ ) – ANTIGO CGC;

• ALVARÁ DE LOCALIZAÇÃO -  Caso o clube mantenha uma secretaria, própria ou alugada;

• LIVRO DE REGISTRO DE EMPREGADOS – Caso tenha funcionários.;

• RAIS  - A ser enviada anualmente no mês de março, mesmo não havendo empregados registrados;

• LIVRO CAIXA -  Previamente registrado no Registro. Civil de Pessoas Jurídicas.;

• DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA -  Os clubes Rotários  são reconhecidos de UTILIDADE PÚBLICA  pela LEI 5575 de 17/12/68 – Pres. Emílio G. Médice e, portanto , são rotulados  como SOCIEDADES SEM FINS LUCRATIVOS, tendo que apresentar, apenas,  a  DECLARAÇÃO DE P. J. ISENTA ,  geralmente no mês de MAIO;

• CALENDÁRIO FISCAL  -  O período Rotário vai de JULHO A JUNHO, mas o calendário fiscal no Brasil é de   JANEIRO A DEZEMBRO,  portanto é este o período a ser utilizado na confecção da documentação  a ser apresentada à Receita Federal.;

Trabalho compilado pelo comp. Waldir N. Ribeiro, Gov. Indicado 2006/2007, a partir de publicações, folhetos de R.I., Foruns apresentados por vários companheiros , principalmente o belo trabalho didático feito pelo Comp. RENATO AZEVEDO,  bem como de diversos artigos do  BRASIL ROTÁRIO.

RMW/4430/reuord/reu09.htm em 01/05/2003 atualizado em 14/08/2005.